Un ordine di lavoro (OdL) è un documento, sia cartaceo che digitale, che fornisce tutte le informazioni necessarie per un intervento di manutenzione. È il primo passo da compiere dopo aver ricevuto una richiesta di intervento o seguendo un calendario di manutenzione preventiva.
Struttura di un Ordine di Lavoro
Un OdL ben strutturato dovrebbe includere almeno i seguenti dettagli:
- Nome e cognome o reparto del richiedente dell’intervento
- Nome e cognome di chi ha autorizzato il lavoro
- Asset, macchinario o impianto oggetto dell’intervento e la sua ubicazione
- Scopo dell’intervento
- Descrizione del problema
- Tipo di intervento
- Livello di priorità
- Nome e cognome del tecnico assegnato (interno o esterno)
- Prerequisiti per il completamento dell’obiettivo (es. componenti di ricambio, strumenti, documenti, check-list)
- Data prevista di inizio e fine lavoro
La corretta compilazione e gestione di un OdL, sia prima, durante che dopo l’intervento, insieme alla sua archiviazione e analisi, sono fondamentali per l’efficienza dei processi di manutenzione aziendale.
Utilità di un Software CMMS come QX-MAN
L’utilizzo di un software di manutenzione CMMS come QX-MAN semplifica e automatizza la gestione dell’OdL durante tutto il suo ciclo di vita. Questo software permette di:
- Pianificare l’intervento in modo efficiente
- Coordinare tutte le parti coinvolte
- Aggiungere con facilità tutta la documentazione necessaria
- Ottenere una tracciabilità completa di tutte le operazioni
Tipologie di Ordini di Lavoro
Esistono due tipi principali di OdL:
- Ordine di Lavoro generato da una richiesta di intervento: È reattivo a guasti o anomalie, rappresentando un intervento di manutenzione correttiva. Viene generato dopo la ricezione di una richiesta di intervento da parte di personale esterno al team di manutenzione.
- Ordine di Lavoro generato da un’azione di manutenzione programmata: È precedente al verificarsi di un guasto, derivante da un’azione preventiva pianificata, come una scadenza temporale. In questo caso, non c’è una richiesta di intervento, ma un’azione di manutenzione programmata, generata a partire dalla definizione di un piano di manutenzione.
Differenza tra Richiesta di Intervento e Ordine di Lavoro
- Richiesta di Intervento: Viene generata da personale esterno al team di manutenzione e consiste nella segnalazione di un guasto o un’anomalia (manutenzione correttiva).
- Ordine di Lavoro: È lo step successivo all’emissione della richiesta di intervento, dove si organizza l’intervento. È gestito dal supervisor o da un membro dello staff.
Workflow di un Ordine di Lavoro
Il ciclo di vita di un OdL include almeno 5 step fondamentali:
- Creazione: Dopo la ricezione di una richiesta di intervento o la pianificazione di manutenzione preventiva.
- Assegnazione e Pianificazione: Assegnazione del compito a una risorsa interna o esterna, con aggiornamento del calendario.
- Esecuzione: Il tecnico o il fornitore riceve l’OdL e procede con l’intervento.
- Chiusura: Aggiunta dei costi, compilazione del rapportino e aggiornamento con note, se necessario.
- Archiviazione: Tutte le informazioni vengono inserite nel sistema di gestione della manutenzione.
Perché Passare da Excel a ByteQX per la Gestione degli Ordini di Lavoro
Non sempre una soluzione è migliore di un’altra e soprattutto non sempre un passaggio da Excel a una soluzione più avanzata è facile da giustificare. Tuttavia, quando si tratta della gestione degli ordini di lavoro e della manutenzione degli asset aziendali, le differenze diventano evidenti. Ecco un confronto tra l’approccio tradizionale di Excel e la soluzione moderna e collaborativa di ByteQX con il suo modulo QX-MAN:
Soluzione Excel:
- Costi Nascosti:
- L’utilizzo di Excel per gestire gli ordini di lavoro può sembrare gratuito inizialmente, ma i costi nascosti si accumulano nel tempo. Tempo dedicato alla compilazione, possibili errori umani, e la necessità di risolvere discrepanze possono aumentare i costi nascosti.
- Rischi di Errori:
- La gestione manuale in Excel è soggetta a errori umani. Un dato inserito erroneamente o una formula sbagliata possono causare problemi costosi e ritardi nell’esecuzione delle operazioni di manutenzione.
- Difficoltà di Tracciamento:
- Seguire lo stato di un ordine di lavoro in Excel può diventare complicato. Senza un sistema integrato, il tracciamento dei progressi può richiedere molto tempo e risorse.
ByteQX con QX-MAN:
- Risparmio di Tempo e Costi:
- Con QX-MAN, i processi di gestione degli ordini di lavoro diventano più efficienti e automatizzati. Ciò si traduce in un notevole risparmio di tempo per il tuo team e, di conseguenza, in una riduzione dei costi operativi.
- Riduzione degli Errori:
- Grazie alla sua natura automatizzata, QX-MAN riduce drasticamente il rischio di errori umani. La corretta compilazione dei dati e la tracciabilità precisa garantiscono una maggiore precisione nelle operazioni.
- Facilità di Tracciamento:
- Ogni fase di un ordine di lavoro è facilmente tracciabile con QX-MAN. Dall’assegnazione all’esecuzione, fino alla chiusura e all’archiviazione, puoi monitorare ogni passaggio in modo chiaro e intuitivo.
- Accesso Remoto e Collaborativo:
- QX-MAN consente al tuo team di accedere alle informazioni e aggiornamenti sugli ordini di lavoro ovunque si trovino. Questo supporta una maggiore collaborazione e coordinamento tra i membri del team e i fornitori.
- Pianificazione Ottimizzata:
- Grazie al calendario drag-and-drop e alle funzionalità di pianificazione avanzate, QX-MAN semplifica la programmazione delle attività di manutenzione. Puoi ottimizzare le risorse e evitare sovrapposizioni di lavoro.
- Rapporti e Analisi Dettagliate:
- Con ByteQX, hai accesso a rapporti dettagliati e analisi approfondite sulle prestazioni del tuo team di manutenzione. Questi dati ti consentono di identificare aree di miglioramento e prendere decisioni informate.